22/02/2018
4 min

Les 4 règles d’or d'organisation d'événement professionnel

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement, vous devez définir vos objectifs au préalable. Vous devez aussi vous assurer que votre évènement correspond au message que vous voulez transmettre en organisant celui-ci.

I/ Définir les axes stratégiques de votre évènement professionnel

1. Choisir la date, l’horaire et le lieu


Peu importe la nature de votre évènement, le choix de la date, l’horaire et le lieu de celui-ci sont primordiales. Nous vous recommandons de choisir une date suffisamment éloignée dans le temps, pour vous permettre de mesurer la faisabilité de votre évènement. Vous devez aussi vous assurer de la disponibilité de vos convives avant toute démarche. Il est préférable d’éviter de choisir les week-ends, ponts et vacances scolaires; il sera plus judicieux de l’organiser en semaine. Veillez à ne pas choisir une date qui coïncide avec un événement semblable qui serait susceptible d’intéresser vos invités. En ce qui concerne le choix du lieu, axez vos partenariats vers des lieux nouveaux (restaurants, hôtels, espaces coworking) qui cherchent principalement à se faire connaître, parfois même des lieux un peu insolites. Ces partenariats “gagnants-gagnants” ne peuvent être que bénéfique et vous permettront de vous différencier de vos concurrents.

2. Définissez le thème et le format de votre évènement

Une des étapes clés de l’organisation de votre évènement professionnel, est de déterminer la nature de celui-ci. Le but étant de trouver le format le plus susceptible d’intéresser vos convives. Les choix qui s’offrent à vous sont multiples et dépendent de vos besoins: un séminaire, un voyage, un repas, une conférence, une présentation … Le choix du sujet est également une étape non négligeable dans l’organisation de votre évènement. Il vous faudra trouver un sujet qui aura matière à susciter la participation de vos invités et permettre à d’éventuels intervenants d’animer la réunion. Une fois le thème et le format déterminé, il vous faudra traiter de la partie logistique. Faire appel à des professionnels de l’organisation évènementielle sera plus coûteux mais vous épargnera toute l’organisation. Le choix de l’organisation en interne nécessite la mise en place d’une équipe dédiée à cette tâche.

3. Définir le budget

Un budget cohérent assurera la réussite de votre événement et évitera les mauvaises surprises budgétaires. Lorsque que vous définirez votre budget, il est indispensable de prendre en compte tous les éléments qui peuvent générer des coûts tels que vos dépenses de communication, les coûts de production… Enfin, gardez en mémoire que les locations les plus chères ne sont pas forcément les meilleures; examinez au mieux le rapport qualité/prix des salles.

II/ Bien choisir vos prestataires

Le choix des prestataires est essentiels pour organiser un événement professionnel, c’est grâce à cela que les invités vont se créer un moment mémorable.

1. Le choix du lieu

Une fois que les axes stratégiques de votre évènement sont fixés, l’étape suivante passe par le choix des prestataires et naturellement par les lieux d’organisation de votre évènement. Le choix des lieux est une étape qui reste clé dans la réussite de votre événement, il sera conseillé de déterminer le lieu des mois en avance. La qualité du lieu est essentielle, renseignez-vous sur différentes plates-formes ou auprès d’avis d’ancien client du lieu. Ce lieu doit être ciblé afin qu’il soit au plus près de vos invités, mais aussi avec une capacité suffisante selon le nombre d’invités, et une accessibilité en voiture, en transport en commun ainsi qu’aux personnes à mobilités réduite.


2. Le traiteur

La qualité des plats et l’organisation du service, sont des éléments auxquels vous devez rester vigilant. Afin que votre événement professionnel soit un moment marquant pour les invités, il ne faut surtout pas délaisser deux critères essentiels.

  • Le service : Déterminer quel type de repas sera servis (cocktail, repas assis,...) afin de pouvoir mettre en place le bon nombre de serveurs pour cette occasion. Cela va éviter les longs moment d’attente ou des plats chauds arrivant froids.
  • Le menu : Analyser la thématique de votre événement, le choix du menu doit refléter votre événement, afin qu’il soit le plus adéquat possible. Pour que les invités puissent passer une agréable soirée, demandez à votre traiteur d’être force de proposition, pour que tout le monde puisse trouver le repas à son goût exemple : tenir compte des régimes alimentaires (végétarien, allergie,...). Le traiteur devra s’adapter à la saison, pour proposer des plats peut-être plus légers l’été et chauds l’hiver. N'oubliez pas de toujours tester votre menu avant votre événement professionnel.

3. L’animation de votre évènement

Réussir un événement professionnel c’est avant tout satisfaire les invités, l’animation va permettre de dynamiser votre événement. Il faut avant tout définir la thématique et le format de votre événement (séminaire, lancement de produit, soirée,...), cela permettra d’adapter l’animation à votre événement et ainsi personnaliser au maximum celui-ci. Un bon speaker ou maitre de soirée est nécessaire c’est lui qui transmet l’énergie, et qui apporte une valeur ajoutée.


III/ Promouvoir votre évènement

S’il est très important de planifier un événement, la communication autour de celui-ci est toute aussi importante. Il vous faudra adapter votre communication à la cible choisie, en privilégiant les supports et médias adéquats. Mais, il ne faut surtout pas hésiter à multiplier les supports (courriers, mails, réseaux sociaux…) pour communiquer autour de l'évènement, voire à relancer vos invités quelques jours avant ce dernier.


IV/ Le choix d’une billetterie en ligne


La billetterie en ligne est un moyen simple et efficace qui permet aux invités de garder une trace de l’événement sur leurs smartphones ou tablette (ordinateur). Les professionnels organisateurs de cet événement pourront avoir une plus nette visibilité des participants. Pour en savoir plus sur cette billetterie en ligne, nous vous invitons à cliquer sur les liens ci-dessous.

https://www.oandb.fr/evenements/organisation/billetterie